E-Rechnungspflicht im B2B: der Fahrplan 2025 bis 2028
Die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) wird verpflichtend — gestuft über mehrere Jahre. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, folgt anschließend in Stufen. Der folgende Beitrag erläutert den Fahrplan, die zulässigen Formate und die Schritte, die jetzt anstehen.
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Gebräuchlich sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab der entsprechenden Version. Eine als PDF versandte Rechnung genügt dieser Anforderung nicht — sie gilt als „sonstige Rechnung", auch wenn sie elektronisch übermittelt wird.
Der Fahrplan 2025 bis 2028
- Seit 1. Januar 2025 — Empfangspflicht: Jedes inländische B2B-Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Technisch genügt zunächst ein E-Mail-Postfach.
- 2025 bis 2026 — Übergangszeit: Papier- und sonstige elektronische Rechnungen (etwa PDF) bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
- Ab 1. Januar 2027 — Ausstellungspflicht: für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro.
- Ab 1. Januar 2028 — Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, mit nur noch wenigen Ausnahmen.
Was jetzt zu tun ist
Da der Empfang bereits Pflicht ist, steht er an erster Stelle: ein definiertes Postfach für eingehende E-Rechnungen und eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD einlesen kann. Für die spätere Ausstellung empfiehlt es sich, die Rechnungsstellung frühzeitig auf ein strukturiertes Format umzustellen und die Buchhaltung anzubinden, statt bis zur Frist zu warten. Hinzu tritt die GoBD-konforme Archivierung. Die E-Rechnung ist im strukturierten Originalformat aufzubewahren, nicht allein als Ausdruck oder PDF-Abbild.
Auch für kleine Unternehmen relevant
Die Empfangspflicht gilt seit 2025 unabhängig von der Größe — auch Kleinunternehmer und Vermieter mit Option zur Umsatzsteuer müssen E-Rechnungen entgegennehmen können. Die Pflicht zur Ausstellung folgt sodann 2027 beziehungsweise 2028. Wer die Umstellung zum Anlass nimmt, seine Rechnungsprozesse zu digitalisieren, gewinnt über die Empfangspflicht hinaus Zeit in der laufenden Buchhaltung.
Welche Formate und Schnittstellen für Ihren Betrieb sinnvoll sind, richtet sich nach Ihrer Software und Ihren Geschäftspartnern. Gern richten wir mit Ihnen einen sauberen Empfangs- und Ausstellungsweg ein.
Quellen: § 14 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes; BMF-Schreiben zur E-Rechnung.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht zum Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen. Die Pflicht zum Ausstellen folgt ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 nahezu ausnahmslos.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF gilt als sonstige Rechnung, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird.
Müssen auch kleine Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 unabhängig von der Unternehmensgröße, also auch für Kleinunternehmer. Ein geeignetes Postfach und eine Software zum Einlesen genügen zunächst.
Wie muss eine E-Rechnung archiviert werden?
GoBD-konform im strukturierten Originalformat, nicht nur als Ausdruck oder PDF-Abbild. Das Originalformat muss über die Aufbewahrungsfrist unveränderbar gespeichert bleiben.
