E-Bilanz, GoBD und digitale Betriebsprüfung: Anforderungen an die Buchführung
Die Buchführung wird zunehmend digital geprüft, und die Anforderungen daran sind klar geregelt. Wer E-Bilanz und GoBD von Beginn an ernst nimmt, vermeidet Beanstandungen in der Betriebsprüfung und erspart sich kostspielige Nacharbeit. Der folgende Beitrag fasst zusammen, worauf es ankommt.
Die E-Bilanz
Bilanzierende Unternehmen haben ihre Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung elektronisch in einem strukturierten Format an das Finanzamt zu übermitteln (E-Bilanz nach § 5b EStG). Die Daten werden im XBRL-Standard nach einer amtlich vorgegebenen Gliederung, der sogenannten Taxonomie, übertragen. Eine Übermittlung in Papierform oder als einfache PDF genügt nicht.
Die GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) verlangen eine Buchführung, die nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet ist. Im Mittelpunkt stehen die Unveränderbarkeit einmal erfasster Buchungen, eine lückenlose Nachvollziehbarkeit vom Beleg bis zur Buchung sowie eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie die Daten entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden.
Die digitale Betriebsprüfung
In der Außenprüfung kann das Finanzamt elektronisch auf die steuerlich relevanten Daten zugreifen — vom unmittelbaren Zugriff auf das System über die Auswertung bereitgestellter Daten bis zur Anforderung eines Datenträgers. Wer seine Daten GoBD-konform und maschinell auswertbar vorhält, erspart sich an dieser Stelle Diskussionen.
Was zu tun ist
Erforderlich sind eine revisionssichere Archivierung im Originalformat, eine aktuelle Verfahrensdokumentation und eine Software, die den GoBD-Anforderungen genügt. Gerade beim Wechsel von Systemen oder bei der Einführung neuer digitaler Prozesse empfiehlt sich eine Prüfung der Abläufe. Gern bringen wir Ihre Buchführung auf einen prüfungssicheren Stand.
Quellen: § 5b EStG; BMF-Schreiben zu den GoBD.
Häufige Fragen
Was ist die E-Bilanz?
Die verpflichtende elektronische Übermittlung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung an das Finanzamt in einem strukturierten Format (XBRL) nach amtlicher Taxonomie, geregelt in § 5b EStG.
Was verlangen die GoBD?
Eine nachvollziehbare, vollständige, richtige und zeitgerechte Buchführung. Zentral sind die Unveränderbarkeit der Buchungen, die Nachvollziehbarkeit vom Beleg bis zur Buchung und eine Verfahrensdokumentation.
Worauf greift das Finanzamt bei der digitalen Prüfung zu?
Auf die steuerlich relevanten Daten — vom direkten Systemzugriff über die Auswertung bereitgestellter Daten bis zur Anforderung eines Datenträgers. Die Daten müssen maschinell auswertbar vorgehalten werden.
Wie wird eine E-Rechnung oder Buchung revisionssicher archiviert?
Im Originalformat, unveränderbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Eine aktuelle Verfahrensdokumentation und GoBD-konforme Software gehören dazu.
